Redactionele aandachtspunten bij de opmaak of herziening van de statuten van uw vennootschap: STATUTAIR MAATWERK: WELKE KEUZES EN OPTIES KUNT U VOORZIEN IN DE STATUTEN VAN UW VENNOOTSCHAP?

Het opmaken of herzien van statuten wordt vaak gezien als een formaliteit, maar het belang ervan voor uw vennootschap is cruciaal. De statuten leggen immers de spelregels vast voor het bestuur, de besluitvorming en de verhoudingen tussen aandeelhouders.

Het WVV biedt grote statutaire vrijheid, maar vraagt ook om doordachte keuzes. Wat moet verplicht in de statuten, hoe vermijdt u starheid en wat verandert er na een overname of bij een aandeelhoudersovereenkomst? In deze artikelenreeks zetten we enkele belangrijke inzichten voor u op een rij.

DEEL 2: STATUTAIR MAATWERK: WELKE KEUZES EN OPTIES KUNT U VOORZIEN IN DE STATUTEN VAN UW VENNOOTSCHAP?

1. Bijkomende statutaire bepalingen

In deel 1 van deze artikelenreeks werden de verplichte wettelijke vermeldingen toegelicht die in de statuten van uw vennootschap moeten worden opgenomen. Deze wettelijk verplichte inhoud is slechts een minimum. In de praktijk bevatten statuten veel meer afspraken over de werking van uw vennootschap. Toch betekent 'langer' niet automatisch 'beter'. Wij delen deze bijkomende bepalingen voor u op in de volgende vier categorieën:

• statutaire bepalingen die dwingende wettelijke regels ter verduidelijking overnemen;
• statutaire bepalingen die wettelijke regels om praktische redenen verder uitwerken;
• statutaire bepalingen waarin wordt afgeweken van de suppletieve wettelijke regels opgenomen in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) ; en
• statutaire bepalingen die vereist zijn om gebruik te kunnen maken van bepaalde mogelijkheden die het WVV voorziet.

1.1. Dwingende wettelijke regels ter verduidelijking overnemen

Vaak worden wettelijke spelregels - zoals de te volgen procedures bij een kapitaalverhoging, de uitoefening van het voorkeurrecht bij de uitgifte van nieuwe aandelen of een belangenconflict in hoofde van een bestuurder - expliciet in de statuten opgenomen, ook al is dat voor de toepassing van deze wettelijke regels niet noodzakelijk. Vaak gebeurt dit om didactische overwegingen. Ondernemers en bestuurders grijpen in de praktijk immers vaak sneller naar hun eigen statuten dan naar de wet.

Let wel: latere wetswijzigingen kunnen ertoe leiden dat de overgenomen wetsartikelen in uw statuten verouderd of onnodig streng zijn, waardoor u ze alsnog officieel moet laten aanpassen. Vanuit die optiek, kan het voor bepaalde vennootschappen - afhankelijk van de aandeelhoudersstructuur en de samenstelling van het bestuur - net aangewezen zijn om de statuten zo beknopt mogelijk te houden.

Bij wijze van voorbeeld kan verwezen worden naar de wettelijke regel rond de aanduiding van een vaste vertegenwoordiger door een bestuurder-rechtspersoon. Onder het oude Wetboek van vennootschappen gold de regel dat een bestuurder-rechtspersoon een vaste vertegenwoordiger moest aanduiden onder zijn vennoten, zaakvoerders, bestuurders, leden van de directieraad of werknemers (1). Deze regel werd vaak uitdrukkelijk overgenomen in de statuten. Onder het WVV werd deze regel echter versoepeld. Voortaan kan elke natuurlijke persoon de rol van vaste vertegenwoordiger op zich nemen. De bestuurder-rechtspersoon hoeft zich dus niet langer te beperken tot zijn aandeelhouders, bestuurders, of werknemers, zolang deze aan de benoemingsvoorwaarden van de bestuurde vennootschap voldoet. Indien de statuten op het ogenblik van de inwerkingtreding van het WVV nog in de oude regel voorzagen, kon er enkel van de versoepeling van het WVV gebruik worden gemaakt als de statuten op dit punt werden aangepast.

1.2. Wettelijke regels praktisch verder uitwerken

Sommige wettelijke bepalingen geven enkel bepaalde hoofdlijnen weer. In de statuten kunt u die hoofdlijnen verder uitwerken. Enkele voorbeelden hiervan zijn de volgende:

• Eenparige schriftelijk besluitvorming: De wet biedt weinig details over de praktische organisatie van een schriftelijk besluitvorming op het niveau van de algemene vergadering. In de statuten kunt u verduidelijken hoe de schriftelijke besluiten van de algemene vergadering worden gecirculeerd, gedateerd en ondertekend. Maak dit echter niet té strikt, zodat de flexibiliteit bewaard blijft.
• Werking colleges en vergaderingen: Het WVV schrijft voor dat de werking van de colleges en vergaderingen waarin de wet voorziet, onderworpen is aan de gewone regels voor beraadslagende organen(2). In de mate dat de wet geen specifieke regels oplegt voor bepaalde beslissingen, kunnen de statuten de werkingsregels voor beraadslagende organen verder concretiseren(3).
• Toelating algemene vergadering: De wet voorziet dat de statuten bepalen welke formaliteiten moeten worden vervuld om tot de algemene vergadering te worden toegelaten(4). Zo kunnen de statuten bijvoorbeeld bepalen dat aandeelhouders het bestuursorgaan vooraf binnen een specifieke termijn moeten informeren als zij de algemene vergadering willen bijwonen.

1.3. Afwijken van de standaardregels uit de wet

De wet bevat op veel punten regels van suppletief recht. Deze regels gelden automatisch, tenzij u er in de statuten uitdrukkelijk van afwijkt. Dit biedt u de vrijheid om bijvoorbeeld het bestuur en de relatie tussen aandeelhouders op maat in te richten.

We geven hieronder enkele voorbeelden van keuzes die u kunt maken(5):

Op het vlak van het bestuur van uw vennootschap:

• Ontslag van een bestuurder: Een bestuurder kan te allen tijde en zonder opgave van redenen worden ontslagen(6). U kunt statutair echter bepalen dat een opzegtermijn of vertrekvergoeding van toepassing is, dan wel dat een ontslag enkel mogelijk is op grond van een wettige reden.
• Duur van het mandaat: Het mandaat van een bestuurder die voor een bepaalde termijn is benoemd loopt van de algemene vergadering waarop hij wordt benoemd tot de gewone algemene vergadering in het boekjaar waarin zijn mandaat volgens het benoemingsbesluit verstrijkt(7). De statuten kunnen in een andere standaardduur voorzien.
• Tijdelijke vervanging van een bestuurder: Valt een bestuurder onverwacht uit, dan mogen de overige bestuurders zelf tijdelijk een vervanger aanstellen(8). U kunt dit recht tot coöptatie in de statuten beperken of uitsluiten.
• Vergoeding voor bestuurders: Een bestuursmandaat of een mandaat als lid van de raad van toezicht (NV) is in beginsel bezoldigd(9). Wilt u dat een bestuurder of lid van de raad van toezicht (NV) een vaste of variabele vergoeding krijgt, dan kan u dat statutair voorzien.

Op het vlak van de aandelen en het aandeelhouderschap van uw vennootschap:

• Overlijden van de enige aandeelhouder: Bij het overlijden van de enige aandeelhouder oefenen de erfgenamen in beginsel samen de rechten uit die verbonden zijn aan de aandelen van de overleden aandeelhouder naar evenredigheid van hun rechten in de nalatenschap(10). U kan hier in de statuten van afwijken, bijvoorbeeld door te voorzien dat de erfgenamen één gezamenlijke vertegenwoordiger moeten aanwijzen om de stemrechten op de algemene vergadering uit te oefenen.
• Vruchtgebruik op aandelen: Als de eigendom van de aandelen gesplitst wordt tussen blote eigendom en vruchtgebruik, oefent volgens de wet de vruchtgebruiker de rechten uit, tenzij de statuten dit anders bepalen(11).
• Uitgifte van nieuwe aandelen: Tenzij de statuten of het besluit tot uitgifte van aandelen anders bepalen, is de fractiewaarde van alle uitgegeven aandelen zonder nominale waarde van dezelfde soort van een NV gelijk, ongeacht of zij boven, onder of met de fractiewaarde van aandelen van dezelfde soort worden uitgegeven(12).
• Gedeeltelijke volstorting: In een BV moeten aandelen standaard meteen volledig volgestort worden(13). U kunt in de statuten echter opnemen dat onmiddellijke volstorting niet vereist is, en bepalen wanneer het bestuur het niet-volgestorte bedrag precies mag opvragen en welke verwijlinteresten verschuldigd zijn als een aandeelhouder niet tijdig betaalt.
• Stemrecht op maat: Standaard geeft elk aandeel in een BV recht op één stem(14). Ook in een NV geldt het uitgangspunt dat wanneer de aandelen een gelijke kapitaalvertegenwoordigende waarde hebben, zij elk recht geven op één stem(15). Statutair kan u echter aan bepaalde soorten van aandelen een meervoudig stemrecht toekennen(16).
• Winstverdeling: Het uitgangspunt is dat elk aandeel recht geeft op een gelijk aandeel in de winst en het eventuele liquidatiesaldo. Wilt u dat bepaalde aandeelhouders of oprichters bepaalde preferente rechten krijgen, dan moet dit statutair worden uitgewerkt(17).
• Overdracht van aandelen: In een BV zijn aandelen standaard niet zomaar overdraagbaar aan derden zonder goedkeuring van de overige aandeelhouders(18). U kunt de statuten versoepelen en voorzien in een vrije overdracht zoals bij een NV, of net strenger maken. Indien u wil afwijken van de suppletieve wettelijke regel, valt het aan te bevelen om in de statuten expliciet de toepassing van artikel 5:63 WVV buiten werking te stellen.
• Vertegenwoordiging bij volmacht: Een aandeelhouder kan zich op de vergadering laten vertegenwoordigen door een willekeurige derde. In de statuten kunt u eisen dat een vertegenwoordiger verplicht zelf ook aandeelhouder moet zijn(19).

1.4. Specifieke mogelijkheden die een statutaire machtiging of clausule vereisen

Sommige handige opties uit de wet mag u pas gebruiken als de statuten het bestuur of de algemene vergadering daar expliciet toestemming voor geven.

Denk hierbij aan de volgende praktische toepassingen:

• Intern reglement: Het bestuur mag alleen een intern reglement opstellen of wijzigen als de statuten dit uitdrukkelijk toestaan(20).
• Automatische ontbinding: U kunt statutair bepalen dat de vennootschap van rechtswege wordt ontbonden wanneer een bepaalde voorwaarde wordt gerealiseerd(21).
• Vrijwillige uittreding in de BV: Wilt u aan een aandeelhouder de mogelijkheid bieden om uit te treden uit uw vennootschap lastens het vennootschapsvermogen, dan moeten de statuten dit recht expliciet toekennen en de voorwaarden ervan (zoals het tijdstip van de uittreding en uitkeringswaarde) regelen(22). Als suppletieve regel wordt voorzien dat het bedrag van het scheidingsaandeel voor de aandelen van de uittredende aandeelhouder gelijk is aan het bedrag van de voor deze aandelen werkelijk gestorte en nog niet terugbetaalde inbreng, zonder het bedrag van de netto-actiefwaarde zoals die blijkt uit de laatste goedgekeurde jaarrekening te overschrijden. De statuten kunnen hiervan afwijken door bijvoorbeeld een groter scheidingsaandeel toe te kennen.
• Uitsluiting van een aandeelhouder in de BV: Wilt u voorzien dat een aandeelhouder gedwongen kan worden te vertrekken, dan moet u deze mogelijkheid uitdrukkelijk opnemen in de statuten(23). De statuten kunnen bepalen dat een aandeelhouder om een wettige reden of om een andere reden kan worden uitgesloten(24). Tenzij de statuten anders bepalen, heeft de uitgesloten aandeelhouder recht op uitkering van de waarde van zijn scheidingsaandeel, waarbij dezelfde suppletieve regel geldt als voor het bepalen van het scheidingsaandeel bij een uittreding.
• Bestuursmodel: In een NV kunt u statutair kiezen voor één enkele bestuurder, een klassieke raad van bestuur of een duaal bestuur met een raad van toezicht en een directieraad(26).
• Toegestaan kapitaal: In de statuten van een NV kan u aan het bestuursorgaan de bevoegdheid toekennen om het geplaatste kapitaal in één of meer malen met een bepaald bedrag te verhogen(26).
• Automatisch ontslag van de enige bestuurder: Om te vermijden dat uw vennootschap zonder bestuur valt bij het overlijden of het faillissement van de enige bestuurder, kan u in de statuten een opvolgingsregeling uitwerken(27). Hoewel de wetgever dit enkel specifiek voorzag voor de NV, wordt algemeen aanvaard dat ook in de statuten van een BV een opvolgingsregeling kan worden uitgewerkt(28).

Conclusie

Zoals hierboven werd aangetoond, vormen de statuten van uw vennootschap géén standaarddocument, maar vragen deze om een doordacht maatwerk. Het opstellen of herzien ervan is dé kans om de werking van uw vennootschap optimaal en toekomstbestendig te regelen. Wij staan u uiteraard graag bij met deskundig advies en begeleiding bij het nazicht of de redactie van uw statuten op maat.

VOETNOTEN

1. Artikel 61 Wetboek van vennootschappen.
2. Doorgaans wordt in dit verband verwezen naar het reglement van de Kamer van Volksvertegenwoordigers als inspiratiebron.
3. Te denken valt bijvoorbeeld aan afspraken rond de vorming van een bureau op niveau van de algemene vergadering, het organiseren van het spreekrecht en de stemming en de redactie van de notulen.
4. Artikel 5:88 WVV (BV); artikel 6:74 WVV (CV) en artikel 7:134 WVV (NV).
5. Gelijkaardige suppletieve regels vinden we ook terug op vlak van de duurtijd waarvoor een vennootschap is opgericht (art. 5:157 WVV/art. 7:230 WVV); de toepassingsvoorwaarden voor de alarmbelprocedure (art. 5:153 WVV / art.7:228 WVV) en bepaalde herstructureringen (art. 12:94 WVV).
6. Artikel 5:70 §3 WVV (BV), artikel 6:58, §3 WVV (CV) en artikel 7:85, §3 WVV (NV).
7. Artikel 5:70, §2 WVV (BV) en artikel 6:58, §2 WVV (CV).
8. Artikel 5:71 WVV (BV), artikel 6:59 WVV (CV) en artikel 7:88 WVV (NV)
9. Artikel 5:72 WVV (BV), artikel 6:60 WVV (CV) en artikel 7:108 WVV (NV).
10. Artikel 5:21 WVV (BV) en artikel 7:25 WVV (NV).
11. Artikel 5:22 WVV (BV), artikel 6:22 WVV (CV) en artikel 7:26 WVV (NV).
12. Artikel 7:178 WVV.
13. Artikel 5:125 WVV.
14. Artikel 5:42 WVV.
15. Artikel 7:51 WVV.
16. Artikel 5:42 WVV (BV) en artikel 7:52 WVV (NV).
17. Artikel 5:41 WVV (BV) en artikel 7:48 WVV (NV).
18. Artikel 5:63 WVV.
19. Artikel 5:95 WVV.
20. Artikel 2:59 WVV.
21. Artikel 2:72 WVV.
22. Artikel 5:154 WVV.
23. Artikel 5:155 WVV.
24. Artikel 5:155 WVV.
25. Artikel 7:101 WVV (enige bestuurder); artikel 7:85 WVV (raad van bestuur) en artikel 7:104 WVV (raad van toezicht en directieraad).
26. Artikel 7:198 WVV.
27. Artikel 7:101, §1 WVV.
28. P. Baert, Commentaar bij artikel 5:70 WVV, in H. Braeckman, H. De Wulf, K. Geens, “Vennootschappen en verenigingen. Artikelsgewijze commentaar met overzicht van rechtspraak en rechtsleer, Mechelen”, Wolters Kluwer, afl. 58, 40.